|
T.C.
AKINCILAR KAYMAKAMLIĞI
İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
12.01.2026
İÇİNDEKİLER
- AMAÇ VE KAPSAM
- HUKUKİ DAYANAK
- TANIMLAR
- İMZAYA YETKİLİLER
- İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI
- İLKELER
- SORUMLULUKLAR
- UYGULAMA ESASLARI
- İMZA VE ONAY YETKİLERİ
- KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- KAYMAKAMIN ONAYINA BAĞLI İŞLEMLER VE KARARLAR
- İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI ONAY VE YAZILAR
- İLÇE MÜFTÜSÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- İLÇE TARIM VE ORMAN MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- İLÇE DEVLET HASTANESİ BAŞHEKİMİ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- S.Y.D.V. MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI ONAY VE YAZILAR
- UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER
- YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR
- YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
- YÜRÜRLÜK
1-AMAÇ VE KAPSAM:
Bu Yönergenin amacı Akıncılar Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerde 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ile ilgili diğer kanuni düzenlemelere göre;
- Akıncılar Kaymakamlığında ve Kaymakamlık yetkilerinin kullanıldığı diğer kamu kurum ve kuruluşlarda Kaymakam adına imzaya yetkili kılınan görevlileri belirlemek,
- Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak,
- Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik, iş akışı, hız ve etkinliği artırmak,
- Üst düzey yöneticilere zaman kazandırarak, onları işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarmak, çalışmaları ilçe yönetiminin daha iyi örgütlenmesine, planlanmasına, koordine edilmesine ve denetlenmesine yöneltmek, ana sorunlarda daha iyi değerlendirme yapılabilmesine imkân sağlamak,
- Kendilerine yetki devredilenlerin, sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirerek işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarını özendirmek,
- Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlayarak, yönetime karşı güven saygınlık imajlarını güçlendirerek, geliştirmek ve yaygınlaştırmaktır.
- Amir ve memurların Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin birinci maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket etmesini sağlamak,
- Vatandaşımıza kolaylık sağlamak, yönetime karşı saygınlığı ve güven duygusunu güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmaktır.
- Bu imza yetkileri yönergesi 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca Kaymakamlık ve Kaymakamlığa bağlı kurumlara ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan kurum ve kuruluşların; Cumhurbaşkanlığı, Bakanlıklar, Yasama ve Yargı mercileri, Genel Müdürlükler veya bu seviyedeki Başkanlıklar, Valilikler, Askeri Kuruluşlar, Kaymakamlıklar, Özel Kuruluşlar, Bölge Kuruluşları ve Mesleki Örgütleriyle yapacakları yazışmalar ve yürütecekleri işlemlerde, “Kaymakam adına” imza yetkisinin kullanılma şeklini ve şartlarını kapsamı içine alır.
2-HUKUKİ DAYANAK:
Bu Yönerge aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
- T.C Anayasası,
- 10.07.2018 tarih ve 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi,
- 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,
- 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
- 4483 sayılı Devlet Memurları ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun,
- 703 Nolu Anayasada Yapılan Değişikliklere Uyum Sağlanması Amacıyla Bazı Kanun Ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun Hükmünde Kararname,
- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
- Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,
- Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği,
- 2018/13 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi,
- 25.02.2019 tarihli Sivas Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi.
3- TANIMLAR:
Bu Yönergede uygulanmasında;
Kaymakamlık : Akıncılar Kaymakamlığını
Kaymakam : Akıncılar Kaymakamını
İlçe Yazı İşleri Müdürü : Akıncılar Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü ifade eder.
Birim Amirleri : Bakanlıkların veya Müstakil Genel Müdürlüklerin İlçe Yönetimi içinde yer alan İdari Birimlerin üst görevlisini (Müdürlerini-Amirlerini)
Yönerge : Akıncılar Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini
4- İMZAYA YETKİLİLER:
- Kaymakam
- İlçe Yazı İşleri Müdürü
- İlçe İdare Şube Başkanları ve Birim Amirleri
5- İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI:
A-İLKELER
- Kaymakam tarafından bu Yönerge ile devredilen yetkiler daha alt kadrolara devredilemez. Kaymakamlık Makamının onayı ile bu Yönergeye ekleme ve/veya bu Yönergeden çıkarma işlemi yapılabilir. Bu yönergeye ilave olarak yapılacak yetki devri ile devredilmiş yetkilerin kaldırılması, Yönergede değişiklik yapılmak suretiyle yapılır.
- Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz.
- Kaymakam tarafından kendilerine yetki devredilenler işbu yetkilerini kullanırken ‘’Kaymakam a.’’ İbaresini kullanırlar.
- Kaymakam adına imza yetkisi verilenler, bu yetkiyi sadece kendileri kullanabilirler. Ancak imzaya yetkili olanların izin, hastalık, görev gibi nedenlerle görevi başında bulunmadığı hallerde, imzaya yetkili olanın vekili imza yetkisini kullanır. Daha sonra yapılan iş ve işlemleri ile ilgili olarak vekil tarafından imza yetkilisine bilgi verilir.
- Yazışmaların Kaymakamlık kanalı ile yapılması esastır. Ancak, talep niteliği taşımayan veya Kaymakamın bilmesi gerekmeyen, hesap ve teknik hususlara, ayrıntıya ilişkin istatistikî bilgilere, bazı maddi olay ve durumların kaydına, tespitine, belirlenmesine, bildirilmesine veya aksettirilmesine ilişkin yazılar, kaymakamlık kanalından geçirilmeden, ilçe kuruluşları ile ilgili il kuruluşları arasında yapılır. Birim Amirliklerince yazılan bu nitelikteki yazılar, birim amirlerince imzalanır ve bu nitelikteki yazıların imza bloğunda “Kaymakam a.” ifadesi kullanılamaz.
- İmza yetki devrinde, Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.
- Gizli konular, Kaymakam dışında bilmesi gerekenlere gerektiği kadar açıklanır.
- Her yetkili, kendi üstlerinin bilmesi gereken konuları kontrol edip üstüne bildirmekle yükümlüdür. Her kademedeki yetkili, üstlerinin bilmesi gereken konuları takdir edip üstüne bildirmekle yükümlüdür. Her Kademede görev yapan personel, sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır.
- Kaymakamın emri ve/veya onayı ile yapılan veya Kaymakamın bizzat başkanı olduğu, ancak sekretarya işleri Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılmayan her türlü denetim, toplantı ve uygulamalarla ilgili karar ve/veya tutanaklar bilgi amacıyla Kaymakamlık Makamına gönderilir. Bu tür yazılar Kaymakam tarafından havale edilir. Yazı İşleri Müdürlüğünce dosyalanır.
- Hizmet gerekleri ile verimlilik ve işbirliğinin temini açısından Kaymakamlık Makamınca birim amirlerine verilen sözlü talimatlar hakkında, birim amirleri tarafından en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir.
- Kaymakamlığa intikal eden idari yargı kararları üzerinde titizlikle durulacak, zamanı içerisinde bütün hukuki yönler tüketilene kadar takip edilecek, süresi içerisinde mahkemelere gönderilmeyen savunma ve bilgi/belge isteme yazılarından ilgili birim amiri sorumlu olacaktır.
- Bu yönerge doğrultusunda birim amirleri kendi aralarında emir niteliği taşımayan yazışmalar yapabilirler.
- Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadar açıklanır.
- Kaymakam, ilçenin iş ve işlemlerini tümüyle, birim amirleri kendi teşkilatlarıyla ilgili konuları bilme hakkını kullanırlar.
- Birim amirleri, yıllık, mazeret, sağlık vb. izinlerinde kendi yerlerine görevlendirilen kişilere katılmak zorunda bulundukları kurullara ve toplantılara bekletilmeksizin yazılı olarak bildireceklerdir.
- Birim amirleri yıllık, mazeret, sağlık vb. izne ayrıldıklarında ve izinden döndüklerinde Kaymakamlık Makamına yazılı olarak bilgi vereceklerdir.
- Bu yönerge ile kendilerine yetki devredilenler yetkilerini aşan bir tarzda diğer birimlerle yazışma yaptığı takdirde ilgili birim hiçbir işlem yapmadan yazıyı iade eder ve Kaymakamlığa bilgi verir.
- İmzaya yetkili kılınan, imzaladığı yazılarda Kaymakamlık Makamınca bilinmesi gerekenleri takdir ederek zamanında bilgi vermekle yükümlü olup, yetkili olan imzalayacağı yazılar için sorumluluk taşıyacağından ilgili evrak hakkında açıklayıcı bilgi isteyecektir. Kaymakamlık Makamına zamanında veya yeterli bilgi verilmemesinden kaynaklanan sorumluluk ilgili İdare Şube Başkanına veya amirine aittir.
- Yazılar ara kademe amir ve memurlarınca parafa edilmeden imzaya sunulmamalıdır.
- Daire Amiri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumludur.
- Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren veya gizlilik derecesine haiz yazılar bizzat birim amiri tarafından Kaymakamın imzasına sunulacaktır.
- Yazılar evveliyatı ve ekleri ile birlikte imzaya sunulur.
- E-devlet kapsamında yapılan yazışmalar İçişleri Bakanlığınca belirlenen usul ve esaslarda yürütülecektir.
- İlçe içindeki genel idare kuruluşları; yerel yönetimler, il ve bölge kuruluşları ile ilgili yazışmaları Kaymakamlık kanalı ile yapacaktır.
- Yazışmalar ve onaylar, hukuksal dayanaklı olarak oluşturulacak, hukuksal dayanağı bulunmayan hiçbir Onay teklif edilemez. Her türlü yazının dayanağı olan mevzuatın açıkça belirtilmesi esastır. (“....Kanunun’un .... maddesi”ve”....”. Yönetmeliği’nin ... maddesi”gibi).
- Havale evrakında ve yazıda “görüşelim” “bilgi verilmesi” notu konulan yazıları, ilgili kurum müdürleri en kısa zamanda ikaza mahal vermeden gerekli ön bilgi ve belgelere gereğini yapar.
B- SORUMLULUKLAR
- Birim Amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve yapılan işlemlerden doğrudan Kaymakam’a karşı sorumludurlar.
- Birim Amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan tüm yazıların içeriğinden ve ilgililerce yapılacak paraflar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden ne suretle olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludur.
- Tenkit yazıları, yönetimde aksaklığın bir göstergesidir. Tenkide meydan verilmemesi için birimlerde, birim amirleri ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu tutulacaklardır.
- Yetkilinin bulunmadığı ya da izinli olduğu durumlarda vekili konumundaki görevli imza yetkisini kullanacak, yapılan iş ve işlemleri bilahare asıl yetki sahibine iletecektir.
- Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından İlçe Yazı İşleri Müdürü ile ilgili birim amirleri ve görevli memurlar sorumludur.
- Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasında ve yönergeye göre hareket edilip edilmediğini kontrolden ilgili amirler sorumludur.
- Kurum amirleri kurumları tarafından yapılacak olan her türlü etkinlik tatbikat vb. durumlarda önceden Kaymakamlık Makamından izin alacaklardır.
- Basına bilgi ve demeç verme hususunda ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak hareket edilecek olup, Kaymakamdan izin alınmadan basına demeç verilmeyecektir.
- Basında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekler ilgili birim amiri tarafından herhangi bir emir beklenmeksizin dikkatlice incelenerek en kısa zamanda Kaymakamlık Makamına bildirilecektir. Konu ile ilgili basına cevap verip vermeme hususundaki takdir Kaymakama aittir. Vali tarafından özel yetki verilmeksizin hiçbir personel tarafından basın ve yayın organlarına herhangi bir şekilde bilgi ve demeç verilemez.
C- UYGULAMA ESASLARI
a) YAZIŞMA ESASLARI
- Bütün yazışmalar ‘ Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’ ilkelerine uygun olarak yapılır.
- Yazılar; varsa ekleri ile birlikte, incelemeyi gerektirenler ise evveliyatı ile birlikte imzaya sunulur.
- Onaylar, konunun yasal dayanakları yazı içeriğinde belirtilerek hazırlanır.
- İlçe içindeki genel idare kuruluşları; yerel yönetimler, il ve bölge kuruluşları ile ilgili yazışmaları Kaymakamlık kanalı ile yapacaktır. Birim amirleri gerek yerel yönetimler gerekse kendi il teşkilatları veya bölge teşkilatlarından kendilerine doğrudan gelen yazışmaları Kaymakama sunmak zorundadır. Bunun yanında, aşağıda belirtilen yazılar mutlaka Kaymakamlık aracılığıyla yapılacaktır.
- İlçeye gelen yazılardan Vali, Vali Yardımcısı ve Hukuk İşleri Şube Müdürü tarafından imzalanan yazılara verilecek cevaplar,
- İl’de Vali, Merkez teşkilatında Bakan Yardımcısı veya daha üst unvanlı kişilerce imzalanan yazıların dağıtımına ilişkin yazılar,
- İlçeyle ilgili önemli yatırım, faaliyet, açılış vb. hususlarda yazılacak yazılar,
- Yeni bir düzenleme, uygulama veya emir içeren yazılar ile yeni bir düzenleme ve uygulama talebi içeren yazılar,
- İlçedeki kamu kurum ve kuruluşlarından istenilen görüş ve önerilere ilişkin yazılar,
- Kamu kurumlarının iş ve işlemleri ile uygulamalarına dair şikâyet içerikli dilekçe ve taleplerin ilgili birimlere gönderilmesine ilişkin yazılar ile bunlara verilecek cevap yazıları,
- Kamu personeli ile ilgili olarak gelen her türlü şikâyetin gereği yapılmak üzere ilgili kuruluşlara bildirilmesine ilişkin yazılar ile bunlara verilecek cevap yazıları,
- Kamu personeli ile ilgili ön incelemeci veya soruşturmacı görevlendirilmesine ilişkin yazılar,
- Araştırma, soruşturma, ön inceleme başlatılmasına ilişkin yazılar,
- Atama, yer değiştirme, geçici görevlendirme, görevden uzaklaştırma ve göreve iade ile ilgili talep ve bildirim yazıları,
- Taltif, tenkit veya ceza verilmesine ilişkin yazılar,
- Her türlü ödeneğin gönderilmesine ilişkin yazılar,
- İlçenin emniyet ve asayişi ile ilgili yazılar,
- ‘Çok Gizli’ ibareli yazılar,
- İlçede teşkilatı bulunmayan kurumların iş ve işlemleri ile ilgili yazılar,
- Tenkit yazıları,
- Teftiş ve denetimlerin sonuçlarına ilişkin yazılar.
b) BAŞVURULAR
Kaymakamlığa başvurularla ilgili olarak aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüştür.
- Kaymakamlığa yapılan yazılı, sözlü, posta ve e-posta yoluyla başvurular Kaymakam veya İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce kabul edilecektir.
- Bütün birim amirleri, kendi görev alanlarına giren konularla ilgili başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine 3071 sayılı yasada belirtilen usule uygun olarak yazılı şekilde bildirmeye yetkilidirler. Bunların dışındaki istemlere ilişkin cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır.
- Demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına ilişkin usul ve esasları düzenleyen 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu'nun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkı Kanunu kapsamında yapılacak başvurular ilgili kamu kurum ve kuruluşlar tarafından kabul edilerek yasal süresi içerisinde cevap verilir.
- Kaymakamlık Makamı daima vatandaşların başvurularına açıktır. Kamu hizmetlerinin yürütümünde
Vatandaş odaklı hizmet anlayışı çerçevesinde, vatandaşların iş ve işlemleri süratle yerine getirilecektir.
Bu esnada vatandaş ayakta bekletilmez, oturma imkânı sağlanır.
5- Başvurularla ilgili tereddüt edilen hususlar Kaymakamlık Makamına iletilecek, çözüm şekli Kaymakam tarafından takdir olunacaktır.
6-Kaymakam dışında dilekçe havale eden birim müdürleri tarafından emir niteliğinde herhangi bir kayıt düşülmez.
7-5442 sayılı İl İdaresi Kanunu’na göre yazışmaların Kaymakamlık aracılığıyla yapılması esastır. Bakanlıkların doğrudan il müdürlükleri ile yaptıkları resmi yazışmalara Kaymakamlık Makamının bilgisine sunulduktan sonra işlem tesisi sağlanır.
8-Kamu kurum ve kuruluşlarının düzenleyecekleri toplantı, açılış, panel vb. etkinliklerde koordinasyonun sağlanabilmesi bakımından program yapılmadan önce Yazı işleri Müdürlüğüne bilgi verilir.
9-Basında (yazılı veya görsel) yer alan ihbar, şikâyet ve dilekçeler ilgili birim amirleri tarafından herhangi bir emir beklenmeksizin doğrudan doğruya dikkatle incelenecek ve sonuç en kısa zamanda Kaymakamlık Makamına bildirilecektir.
- GELEN YAZILAR VE EVRAK HAVALESİ
- Çok Gizli, Gizli, Kişiye Özel, Kaymakam adına gelen yazılar ile şifreler İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılmadan Kaymakama sunulacaktır. Söz konusu yazılar Kaymakam tarafından havale edildikten sonra İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı sağlanarak ilgili birimlere-kuruluşlara gönderilecektir.
- Kaymakamlık Makamına gelen diğer bütün evrak ve yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından açılarak ilgili memur tarafından gideceği yer yazıldıktan sonra kaydı yapılacak ve havale için Kaymakama takdim edilecektir.
- Kaymakamlığımıza gönderilen evrak ve yazılardan Vali, Vali Yardımcısı imzalı olanları Kaymakam tarafından havale edilecek, diğerleri Kaymakam Yerine İlçe Yazı İşleri Müdürü, izinli ve raporlu olduğu durumlarda vekili tarafından havale edilecektir. İlçe Yazı İşleri Müdürü veya vekili tarafından havale edilen ve Kaymakamın görmesi gereken önemli evrak ve yazının bir sureti Kaymakama takdim edilecektir.
II. GİDEN YAZILAR
- Kaymakam veya Kaymakam Adına birim amirleri ile İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından imzalanıp gönderilecek yazılar ile tüm yazışmalarda “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” te belirtilen hususlara uyulacaktır.
- Yazıların “Türkçe dil bilgisi” kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak yansıtılması zorunludur.
- Kaymakam tarafından kendilerine yetki devredilenler işbu imza yetkilerini kullanırken yazının sağ alt köşesine yazıyı imzalayanın adı ve soyadı yazıldıktan sonra altına “Kaymakam a.” ibaresi konulacak, bunun altına da memuriyet unvanı yazılacaktır.
- Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünde hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birimine de gönderilecektir.
- Yazılar ekleri ve varsa öncesine ait dosyası ile birlikte imzaya sunulacaktır.
- Yazılar, evrakı yazandan başlayarak en üst amire kadar paraf edilecektir. Paraf eden görevli yazının şekil ve içeriğini de kontrol edecektir, paraf eden sayısı 4’ü geçmeyecektir.
- Yetki verilen birim amiri ilçedeki birimlere yazılacak emir ve talimat içermeyen yazıları kendi isim ve unvanı ile imzalayacak, bu yazışmalarda (Kaymakam a.) ifadesi kullanılmayacaktır.
- Valilik ve Valiliğe bağlı diğer İl Müdürlükleri ile ilçe veya il dışına yazılan görüş ve öneri yazıları mutlaka Kaymakam imzası ile gönderilecektir.
- Gizlilik dereceli bilgi alma ve verme yazıları mutlaka Kaymakam imzası ile yapılacaktır.
- Yazışmalarda, tekdüzeliğe özen gösterilecektir.
Bunun için de;
- Onaylarda:
- Resmi yazı ve onayların “ilgi” tutularak yazılması esastır. Yasal dayanağı olmayan hiçbir onay hazırlanmaz.
- Onayların makama ait imza bloğunda “Onay”, “Uygundur”, “Muvafıktır” gibi değişik ifadeler yerine sadece “OLUR” deyimi kullanılır. Ancak onay talebi bağlanırken “olurlarınıza arz ederim” gibi bir ifade kullanılmaz. “… onaylarınıza arz ederim”, “…..tasviplerinize arz ederim”, “tensiplerinize arz ederim”, “takdirlerinize arz ederim”, “tasdiklerinize arz ederim” gibi uygun bağlama şekilleri kullanılabilir.
ÖRNEK:
OLUR
…./…./20….
(İmza Boşluğu)
Mürüvvet YÜCEL
Akıncılar Kaymakam V.
- Yazıların imzalanmasında, metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılacaktır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılacaktır.
ÖRNEK:
Mürüvvet YÜCEL
Akıncılar Kaymakam V.
- Yazı vekâleten imzalandığında; imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, unvanı ikinci satıra, vekâlet bırakanın makamı Vali V. ve Rektör V. biçiminde üçüncü satıra yazılacaktır.
ÖRNEK:
Tarık Safa KAHVECİ
Gölova Kaymakam V.
Akıncılar Kaymakam V.
- Resmi yazılarda “ EKİ”, “EKLERİ” gibi değişik ifadeler yerine “EK / EKLER” kelimeleri kullanılacaktır.
- Yazının ekleri, imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “EK/EKLER” ifadesinin altına yazılacaktır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılacaktır.
ÖRNEK:
EKLER : EKLER:
1- Rapor (…. sayfa) 1-Yazı Örneği (…. sayfa)
2- CD (…. adet) 2-Yönetmelik (…. sayfa)
EK :
Rapor (…. sayfa)
- Sonuç Bölümü
- Yazıların sonuç bölümünde yer alan “saygılarımla arz ederim.” vb. ifadelerin yerine “…….. takdirlerinize arz ederim.”, “…….izin verilmesini arz ederim” gibi ifadelerle talep cümlesi bağlanmalıdır. Bir kuruma bilgi veriliyorsa “…….bilgilerinize arz ederim.”; bir kurumdan talepte bulunuluyor ve aynı anda başka bir kuruma bilgi veriliyorsa kurumların alt ve üstlük durumlarına “Bilgilerinizi ve gereğini arz ederim”, “Bilgilerinizi ve gereğini arz ve rica ederim”, “Bilgilerinizi arz ve gereğini rica ederim” gibi pek çok uygun bağlama biçimi kullanılabilir.
6-İMZA VE ONAY YETKİLERİ
- KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- 5442 sayılı Kanuna göre bütün yazışmalar İlçe Kaymakamı imzası ile doğrudan İl Makamına yazılır.
- İlçe görüş ve tekliflerinin bildirilmesi, görüş istenmesini içeren yazılar,
- İlçenin emniyet ve asayişine ilişkin yazılar,
- Adli ve askeri kuruluşlarla yapılan yazışmalar,
- Prensip, yetki ve uygulama ile ilgili usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
- Geçici görev yazıları,
- Taltif, tenkit ve ceza maksadı ile yazılan yazılar,
- İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü ve Kriz Masası ile ilgili yazılar,
- Hazine Avukatlığı yetkileri saklı kalmak üzere, Kaymakamlık adına yargı mercileri (adli-idari) nezdinde açılacak davalara ilişkin dilekçeler ile dava dilekçelerine verilen cevapları ihtiva eden yazılar, savunma yazıları,
- Ödeme emirleri,
- Jandarma ve Emniyet teşkilatı aracılığı ile tebligat yapılması ile ilgili yazılı talimatlar,
- Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü yazılar,
- Valilik Makamınca yetkilendirilen işlere ilişkin yazılar,
- Yazışmaları 5442 sayılı yasaya göre Kaymakamlık aracılığı ile yapmayan Kamu Kuruluşlarına yazılacak yazılar,
- İlçe birimlerine gönderilecek önemli direktif, emir ve genelgeler,
- 4483 Sayılı Kanunla ilgili soruşturma emirleri,
- Kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge vb. mevzuat gereği Kaymakam tarafından imzalanması gereken yazılar,
- Vali ve üstü makamların imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar,
- Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ilanı için hazırlanan yazılar,
- Yatırımlar, ihtiyaçlar, görüş ve teklifler ile ilgili üst makamlarla yapılacak yazışmalar,
- Güvenlik soruşturması ile ilgili yazılar,
- Hizmetin gereği olarak il içi ve il dışı sosyal, kültürel, sportif müsabakalar ile bayram ve törenler; her türlü sınav, toplantı, panel, seminer, konferans, sergi, yarışma ve hizmet içi eğitim faaliyetlerinde görev yapmak üzere idareci, öğretmen, öğrenci, personel ve taşıt görevlendirilmesine ilişkin yazılar,
- Özlük dosyası ilçede bulunan memurların emeklilik, kadro değişikliği, derece ve kademe terfi, hizmet değerlendirme, asalet tasdiki ve intibaklarına ilişkin yazılar,
- Geçici görev yazıları,
- 3091 sayılı kanunla ilgili görevlendirme yazıları,
- Başarı Belgesi, Üstün Başarı Belgesi, ödül ve disiplin cezası verme ile ilgili yazılar,
- Mülkiye Müfettişleri tarafından düzenlenen Teftiş raporlarına verilecek cevaplar,
- Jandarma ve Emniyet teşkilatı aracılığı ile tebligat yapılması ile ilgili yazılı talimatlar,
- Çok Gizli, Gizli ve Kişiye Özel yazılar ve şifreler,
- Birimler arası her türlü demirbaş eşya, alet vb. malzemelerin kullanım, intifa ve /veya devir izinlerine ilişkin yazılar,
- Komisyon kararlarına ilişkin yazılar,
- Seçim ile ilgili yazılar,
- Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü diğer yazılar.
- KAYMAKAMIN ONAYINA BAĞLI İŞLEMLER VE KARARLAR
- Birim Amirlerinin her türlü izin onayları (İkamet izinleri, yıllık izin, mazeret izni, hastalık izni vb.), Birim Amirleri dışındaki personelin 10 günden fazla olan yıllık izin onayları ve diğer tüm personele verilecek mazeret ve sağlık izin onayları ile sağlık izinlerinin ilçe dışında geçirilmesi onayları,
- Birim amirlerine vekâlet edeceklerin onayları,
- Kamu görevlilerinin görevden uzaklaştırma ve iade onayları,
- Köylerin bütçelerinin onaylanması,
- Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği diğer onaylar (işlemler, kararlar, öneriler vb.),
- Personel ile ilgili her türlü muvafakat işlemleri,
- 3091 sayılı yasaya göre soruşturmacı tayini ve karar verilmesi,
- 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ile ilgili kararlar,
- Kamu konutlarını yasa dışı işgal edenlerle ilgili zorla boşaltma kararlarına ilişkin onaylar,
- İdari para cezaları kararları ile ilgili onaylar,
- İl içi ve il dışı taşıt görevlendirmeleri, il içi ve il dışı personel görevlendirme onayları, Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü onaylar ile ruhsat onayları.
- Valilik Makamınca yetkilendirilen işlere ilişkin onaylar,
- Disiplin hükümlerine göre inceleme, soruşturma açma ve muhakkik görevlendirmesine ilişkin onaylar,
- İlçedeki ilköğretim okullarına açıktan vekil ve ücretli öğretmen atanması, köy ilköğretim okullarına vekâleten müdür ataması, ilköğretim müdür yardımcığına görevlendirme onayları ile birleştirilmiş sınıflı ilköğretim okulu müdür yetkili öğretmen atamalarına ilişkin onaylar,
- İlçe içerisindeki vekâleten görevlendirme onayları ile geçici görevlendirme veya tedviren görevlendirme onayları,
- Özlük dosyası ilçede bulunan memurların emeklilik, kadro değişikliği, derece ve kademe terfi, hizmet değerlendirme, asalet tasdiki ve intibaklarına ilişkin onayları
- Özlük dosyası ilçede bulunan memurların yurt dışı, mazeret, aylıksız izin, hastalık ve refakat izin onayları,
- Açıktan Vekil İmam-Hatip atanmasına ilişkin onaylar,
- İlçede 657 sayılı Kanunun 4/B maddesine göre istihdam edilen sözleşmeli personel ile sürekli işçilerin sözleşmelerinin imzalanması
- İlçelerde her derecedeki okul yöneticisi ve öğretmenlerin ücretli veya ek ders karşılığı görevlendirme onayları,
- Köy ve mahalle muhtarlarının izin, istek ve onayları,
- Taşınmaz mal satın alınması ve kiralanması ile ilgili onaylar,
- 3572 sayılı kanuna göre verilecek işyeri açma, kapatma ve ceza onayları,
- 2559 sayılı Polis Vazife ve Salahiyet Kanununun ilgili maddeleri hükmü uyarınca açma ve faaliyetten men etme onayları,
- 6831 sayılı Orman Kanununun ilgili maddeleri hükmü uyarınca verilecek cezalara ilişkin onaylar,
- Av tezkeresi ve silah ruhsat onayları,
- Lokallerin açılması, faaliyetlerine ara verilmesi veya kapatılması onayları,
- Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzekkereleri ile satın alma komisyon kararlarının onayları,
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi olduğu işlemleri yapma,
- Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü onaylar.
- İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI ONAY VE YAZILAR
- Tüketici hakem heyetine başvuru dilekçelerinin havalesi,
- Kaymakam ilçede ve-veya makamında bulunmadığı durumlarda yurt dışı bakım belgeleri ile apostil belgeleri,
- Tüketici sorunları Hakem Heyeti Başkanlığı kararlarının tebliğine ilişkin yazılar,
- Valilikten gelen genelge ve yazıların Kaymakamın havalesinden sonra yerel birimlere duyurulması,
- Mahkemelerden istenen mahalli bilirkişi listelerinin gönderilmesine ilişkin yazılar,
- İlçe İnsan Hakları Kurulunun iş ve işlemlerinin takibi,
- Kaymakamlık Bilgi Edinme Bürosunun iş ve işlemlerinin takibi,
- İlçe Tapu Müdürlüğüne ibraz edilmek üzere Köy İhtiyar Heyetlerince düzenlenen ilmühaberlerin imza tasdiklerini yapmak,
- Kaymakam’ın herhangi bir şekilde İlçe’de bulunmadığı ve vekâlet bırakmadığı durumlarda çok acil yazıların gelmesi halinde gecikmeye sebebiyet vermemek için durum İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından derhal ilgili daireye intikal ettirilir. Gereğinin ifası gecikmeden sağlanır ve konu en kısa yoldan Kaymakam’a sunulur.
- Doğrudan Kaymakamlığa yapılan başvurulardan bir özellik arz etmeyen, Kaymakam tarafından görülmesinde gerek olmayan, rutin işlerle ilgili dilekçeler ( bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde ) Yazı İşleri Müdürü tarafından kaydı yapılarak, ilgili birime yine Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili birime giden evrak işleme konulur, ancak cevaplar Kaymakam tarafından imzalanır.
- Muhtarlıklardan gelen bakım belgeleri ile muhtarlıkların mühür ve imzalarının tasdiki,
- Yanlış gelen yazıların ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar,
- Yurtdışı bakım belgelerinin onaylanması,
- Mahalle ve köy muhtarlıkları ile ilgili yazışmalar,
- Muhtar izin onaylarını ilgili birimlere bildirme yazıları,
- Köy ihtiyar meclisi karar defterinin tasdikini yapmak.
D-İLÇE MÜFTÜSÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- İl Müftülüğü ve Diyanet Yayınevi ile yapılan kitap, doküman vb. konulu yazılar,
- Hac ve Umre organizasyonlarına ilişkin rutin yazılar,
- İl Müftülüğü ve / veya TDV arasında yapılan ödenek talep yazıları.
E-İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne Bağlı okullardaki öğrencilerle ilgili istatistiklere ait yazışmalar,
- İlçedeki eğitim- öğretim hizmetleri kapsamındaki mesleki ve rehberlik çalışmaları ile ilgili yazışmalar,
- Devlet parasız yatılı ve bursluluk sınavı ile ilgili yazışmalar,
- Kendi muadil ve astlarına hitaben yazılan öğrenci nakilleri, devamsızlık yapan öğrenciler vb. öğrenci işleriyle ilgili yazışmalar,
- Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğünün bilgilendirme ve istatistiklerine ait yazılar,
- Yönetici ve öğretmenlerin ders ücretleri onayları,
- Okul ve Kurumlardan sportif aktivitelere katılacak öğrenci ve öğretmenlerin görevlendirme onayları ve ilgili birimlere yazılan yazılar,
- Çocuk mahkemelerinin danışmanlık tedbiri rehber öğretmen görevlendirme onayları,
- Okulların il içi gezi plan ve onayları,
- Okullarda yapılan müsamere, şenlik, yarışma, seminer, toplantı vb. etkinliklerin onayı,
- Eğitim bölgesinde bulunan bağlı okulların ihtiyaç ve taleplerinin iletiminde ilçe içi yerel yönetimler ve kamu kurumları ile yazışmalar,
- Rapor, izin veya geçici görevlendirme ile görevinden kısa süre ile ayrılan okul müdürlerinin yerine görevlendirilen müdür vekillerine ait vekâlet onayları ve buna ilişkin yazılar.
F-İLÇE TARIM VE ORMAN MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- İl Müdürlüğü ile yapılan; dönem izleme-gerçekleşme raporları, arazi çalışma raporları, icraat cetvelleri icmaller, ÇKS ve HBS sistem yazışmaları,
- Destekleme ödemeleri ve diğer İlçe Müdürlüklerince yapılan faaliyetlerin rutin duyuruları, askı icmalleri ve bunların tutanak imzaları.
G- İLÇE DEVLET HASTANESİ BAŞHEKİMİ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- Şikâyet, suç veya ihbarı içermemesi kaydıyla çevre sağlığı ile ilgili başvuruların cevabi yazıları,
- Ambulansların, ilçe sınırları içerisinde ve dışında görevlendirilme onay ve yazıları.
H- S.Y.D.V. MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR
- Vakıf başvuru dilekçe ve formlarının kabulü ve havalesi,
- 2022 sayılı Kanun kapsamında yapılan başvurulara ilişkin yazılar,
- Mütevelli Heyet Kararlarının ilgililere tebliğine ilişkin yazıların imzalanması,
- Mütevelli Heyet Kararlarının suretlerinin tasdiki.
İ- BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR, ONAYLAR
- Kaymakamın onayından geçmiş işlem ve kararların alt birimlere ve muhatabına gönderilmesi veya tebliğine ilişkin yazıların imzalanması,
- Bir işlemin veya dosyanın tamamlanması veya sonlandırılması için belge veya bilgi istenmesi yazıları,
- Personel derece-kademe terfi onaylarının ilgililere duyurulmasına ilişkin yazılar,
- İlçe Müdürlükleri (birim amirleri arasında) talep niteliği taşımayan veya Kaymakamın bilmesi gerekmeyen, hesap ve teknik hususlara, ayrıntıya ilişkin istatistikî bilgilere, bazı maddi olay ve durumların kaydına, tespitine, belirlenmesine, bilinmesine veya aksettirilmesine ilişkin yazışmalar,
- Bağlı bulunduğu Genel Müdürlük veya Bakanlık ile Valiliklere, Kamu Kurum ve Kuruluşlarına giden bir direktif, bir görüş özelliği taşımayan, herhangi bir hak doğurmayan veya yanlış gelen evrakın tamamlanmasına yönelik olarak bilgi isteme, bilgi verme yazıları,
- Uygulanan idari para cezalarının muhataplarına tebligatına ilişkin yazılar,
- Kaymakamlık, İlçe Emniyet Amirliği ve İlçe Jandarma Komutanlığı dâhil (Kaymakamlık koruma personelleri hariç) Kurumlarda görevli personelin 10 güne kadar (10 gün dâhil) olan yıllık izin onayları,
- Hizmet aracı bulunan kurumların İlçe mülki sınırları için taşıt ve şoför görev onayları,
- Personelin izne ayrılma ve izin dönüş yazılarının il müdürlüklerine bildirilmesi,
- İlçemize atanan veya İlçemizden ayrılan personelin başlama ve ayrılma yazıları personel dosyası gönderme yazıları birim amirleri tarafından il müdürlüklerine doğrudan yazılacaktır,
- Kaymakamlık talimatı gerektirmeyip konusu şikâyet olmayan ve doğrudan ilgili birime verilen mutat dilekçelerin havalelerinin yapılarak işleme konulması,
- SGK’ya gönderilecek olan günlü yazı ve bildirimlerin yapılması,
- İlçedeki personelin atama ve yer değiştirme taleplerinde mutlaka Kaymakam görüşü alınır.
7-UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER
- İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. “Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir”.
- İlçede kuruluşu bulunmayan kamu kurum ve kuruluşlarına ait görevler Kaymakamın takdirine göre konuya en yakın İlçe Birim Amiri tarafından yürütülecektir.
- Kurumlarca yaptırılan inceleme ve disiplin soruşturmalarında en fazla (30) günlük süre, zorunlu hallerde ise en fazla (15) günlük ek süre verilecektir.
- Köylere Hizmet Götürme Birliği ve Köy Muhtarlıkları, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu uyarınca üst makamlarla kendi idarelerinin iş ve ihtiyaçlarıyla ilgili yazışmalarını Kaymakamlık vasıtasıyla yapacaklardır.
- İlçe İdare Şube Başkan Yardımcılarına yetki devri gerektiği hallerde bu görevliler için Kaymakamlık Makamına müracaat edilecek, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünden alınacak onayla uygun bulunursa yetki verilebilecektir.
- İçişleri birim amirleri mevzuata uygun olarak hazırlayacakları iş ve görev bölümünü gösterir yönergelerini Kaymakamın onayını takiben uygulamaya koyacaklardır. Diğer daireler de benzer şekilde iş ve görev bölümü yönergelerini hazırlayarak birimlerinde uygulamaya koyacaklardır.
- Belediye Başkanlıkları, 5393 sayılı Belediye Kanununun 78. maddesi uyarınca kamu kurum ve kuruluşlarıyla doğrudan yazışabileceklerdir. Ancak bu yazışmalardan Kaymakamlık makamınca bilinmesi gerekenler birim amirince Kaymakamlık Makamına arz edilir ve makamın direktiflerine göre gereği yapılır.
- Daire amirlerinin ilçe merkezinden görevli olarak günü birlik ayrılışlarında birinci derecede Kaymakama bilgi vereceklerdir.
- Bu Yönerge bütün memurlara imza karşılığında okutulacak ve yönergenin bir örneği her birimde her zaman başvurmaya hazır şekilde bulundurulacaktır.
8- YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR:
- Bu yönergede tadat, tasnif ve tarif edilmeyen hususlar ile acil durumlarda emsaller dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde Kaymakam’ın yazılı emrine göre hareket edilir, daha sonra eksikliklerle ilgili düzenleme yapılır.
9- YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA:
- 12.12.2024 tarihinden bu güne kadar yürürlükte olan “Akıncılar Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi” ve tüm değişiklikleri yürürlükten kaldırılmıştır.
10- YÜRÜRLÜK:
- İş bu İmza Yetkileri Yönergesi 08.01.2026 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.
- Bu Yönerge hükümlerini Akıncılar Kaymakamı yürütür.
Mürüvvet YÜCEL
Akıncılar Kaymakam V.
|
